Как личное дело сдавать в архив

Сдача личных дел в архив

Сюда же могут быть включены рекомендательные письма, характеристики, документы, отражающие внутренние переводы или перемещения сотрудника в компании. При сдаче личных дел в архив производят нумерацию листов, переплет или подшивку дела, составление заверительных листов, а при необходимости и внутренней описи документов. Может потребоваться также коррекция реквизитов обложки.

Для дел временного хранения (архивируются они на срок до десяти лет) введены некоторые послабления, но для личных дел длительного или постоянного хранения требования весьма строги.

Совет 1: Как оформить дела при сдаче в архив

При передаче в архив первым листом будет заявление об увольнение. Подготовка и сдача дел в архив – неотделимая часть документооборота. Их оформление начинается в организации с момента заведения документов, а заканчивается передачей в архив по окончании календарного года либо сроков хранения.

В некоторых случаях дела хранятся дольше одного года. К ним относятся, скажем, документы , касающиеся кадрового учета.

Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации

Вышеперечисленные стадии проводятся не только в службе кадров, но и в других структурных подразделениях организации в соответствии с общими требованиями российского законодательства в сфере делопроизводства и архивного. Формирование дел в службе кадров Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел службы кадров.

Архив документов

Оформление дел состоит из следующих операций: Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

1. не нумеровать листы;
2. не прошивать (не брошюровать).
3. не составлять заверительные надписи;
4. не проводить систематизацию документов в деле;

Подготовка личного дела к сдаче в архив

Порядок формирования личных дел и требования к оформлению личных дел, передаваемых в архив, утверждены «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002г. Согласно п.3.5 указанных Правил порядок формирования личного дела состоит в следующем: В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

Оформление дел состоит из следующих операций: временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

1. не проводить систематизацию документов в деле;
2. не составлять заверительные надписи;
3. не нумеровать листы дела;
4. не прошивать (не брошюровать).

Порядок формирования личных дел и требования к оформлению личных дел, передаваемых в архив, утверждены «Основными правилами работы организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002г.

Согласно п.3.5 указанных Правил порядок формирования личного дела состоит в следующем: В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

Передача дел в архив организации

Обычно в архив организации сдают документы постоянного хранения и временного > 10 лет хранения. В последнем случае, прежде всего, имеют в виду по личному составу.

За какие годы дела подлежат передаче в архив График приема-передачи дел Срок приема-передачи лучше указывать не 15.10.2014, а в более широком варианте – октябрь. Возможно, именно 15 октября случится кризис, а так у вас будет временное пространство для маневра.

Совет 3: Как оформлять личное дело для архива

Совет 4: Как оформить обложку

Совет 5: Как оформить резюме

>